Muchas empresas optan por establecer una oficina de representación para adquirir experiencia y comprender mejor el tamaño y el potencial del mercado belga. Utilizan la oficina de representación para establecer sus objetivos a largo plazo y supervisar sus otras operaciones comerciales.

La misión de la oficina de representación es actuar como un enlace entre la oficina central y las organizaciones comerciales o industrias relacionadas en Bélgica. Las oficinas de representación a menudo participan en estudios de mercado y establecen contactos con posibles clientes y socios. Es importante recordar que la oficina de representación no es una entidad legal separada. Más bien, es una extensión de su empresa matriz.

Una oficina o despacho de representación solo puede participar en actividades sin fines de lucro. En consecuencia, la oficina de representación puede desempeñar cualquiera de las siguientes funciones:

• Proporcionar datos y materiales de promoción a potenciales clientes y socios.
• Establecer contacto con los contactos locales y extranjeros en Bélgica en nombre de su empresa matriz.
• Actuar como coordinador de las actividades de la empresa matriz en Bélgica.
• Supervisar la implementación del contrato firmado entre su empresa y socios locales en Bélgica.
• Realizar investigaciones y estudios para su empresa matriz en el mercado local.
• Identificar oportunidades comerciales.
• Preparar visitas comerciales para representantes de la empresa matriz y potenciales clientes belgas.

Dicho esto, una oficina de representación tiene prohibido participar en las siguientes actividades:

Participar directamente en cualquier negocio con fines de lucro, es decir:

• No puede percibir honorarios por los servicios que presta.
• No puede firmar contratos u ofertas en nombre de la empresa matriz.
• No puede cobrar dinero o facturar a organizaciones / individuos dentro de Bélgica por servicios o productos.

• No podrá comprar bienes ni importar bienes o equipos.

En resumen, siempre que su oficina de representación no se dedique a ningún negocio con fines de lucro en Bélgica, no será necesario registrarse y su presencia se considerará no imponible.

Mientras esta oficina se limite a actividades preparatorias y auxiliares que no constituyan un establecimiento permanente (generalmente servicios de información y relaciones públicas), que las personas presentes en Bélgica no tengan poderes y que su estructura no constituya una sucursal en el sentido de derecho comercial o contable, ni en materia de impuesto sobre la renta; no será necesario mantener una contabilidad en Bélgica, inscribirse en un registro comercial o realizar en Bélgica la declaración de impuestos de no residentes.

Estatuto del personal A partir del 1 de abril de 2007, cualquier empresario, representante o gerente debe, antes de contratar a un trabajador asalariado o de contratar a un autónomo en Bélgica, hacer una declaración por medios electrónicos, por fax o correo postal ante la Oficina Nacional de la Seguridad Social (ONSS) o en el INASTI (Instituto Nacional de Seguro Social para Trabajadores Independientes), según corresponda (artículos 137 a 167 de la ley del programa de 27 de diciembre de 2006).

Además, si el personal adscrito a esta oficina está cubierto por la normativa laboral belga, puesto que la oficina de representación no es una entidad legal separada, la empresa debe registrarse en la ONSS (Oficina Nacional de Seguridad Social). Cuando la empresa se inscriba en la ONSS como empleador debe domiciliarse en la dirección de una persona física o jurídica establecida en Bélgica, donde recibirá todo el correo.